電子メール基本のキ

私用にもビジネスにも電子メールは必須なコミュニケーション手段となってます。

自戒を込めて、あらためてビジネス電子メールの基本を記す。


■ビジネス電子メール基本のキ

１．宛先（To）、写し（Cc）、Bccを明確にすること。

２．依頼内容等は具体的に
　本文中のどこが依頼内容なのか明確にする事。
　できれば、箇条書き。

　ビジネス・メールは、短編小説やエッセイではない。

３．期限を入れること
　期限の無い仕事は無い。
　フォローアップにも必要。

まとめ）
１．誰に　２．何を　３．いつまでに



■電子メールの禁じ手
「電子メールはあくまでもコミュニケーション。ツールがデジタルになったからといっても相手を思いやる心を忘れてはいけない」


・Combating seven deadly e-mail sins　CNNで発表されている調査
http://edition.cnn.com/2004/BUSINESS/09/15/email.sins/

このサイトでは、750名におよぶビジネスパーソンを調査した結果、次の「メールでやってはいけないこと7つ」が発表されている。

１．無視。
　79%の人がメール返信の催促をしなくてはいけないことに憤りを感じている。
　また60%強の人がメールの返信がないおかげでビジネスが滞っていると答えている。


２．メールが着てないと嘘をつくこと。


３．重要な用件をメールだけで済ませること。
　重要な用件は電話するべき、と27%の人が考えている。


４．何行にもわたってだらだら返信すること。
　20%の人、特に年配の方はこうした長い返信を嫌うようだ。


５．あまり関係ないのにCC:されること。
　25%以上の人が同僚からの「不要と思えるCC:」に憤りを感じている。


６．誤字脱字。
　81%の人が誤字脱字に対してあまりいい思いを抱いていない。
　しかも、41%の管理職は誤字脱字があるとその人に対して信用をなくすと述べている。

７．ぶっきらぼうに書く。
　メールはボディランゲージやトーンが伝わりにくい。
　そっけなく書くとトラブルの元になりやすい。



◆トラブルにならないよう気をつける7つのコツ。

１．「・・・」の利用。
　何かをお断りするときは申し訳ないトーンをつたえるために「・・・」を使うことが多い。「今回は申し訳ないのですが・・・」といった具合だ。

２．「！」の利用。
　元気よく返信したいときに。使いすぎに注意ですが・・・。

３．2分ルール。
　2分で返信できる！と思ったものはその場で返信するように心がけている。
　目の前の時計と競争しながらゲーム感覚で返信すると勢いがつくことが多い。

４．単語登録。
　よく使う単語は登録しておいてスピーディーに。
　「住所」で会社の住所が出たり、「こんにちは」で自分の名前まで出てきたり。

５．トラブルの匂いがしたら即電話。
　誠意を示さなくてはいけないときはメールではなくて電話で（何かを頼むとき等）。

６．フラグの活用。
　メールにフラグをつける機能があるが、要返信のメールにはフラグをたてておき、
返信したらフラグをはずす。そのフラグをゼロにしてから帰宅するようにしている。

７．呑んだら書かない。鉄則です。

番外．「あまり頻繁にメールチェックしないこと」
　メールばかりやっていると本来すべきことはまるで片付かないのに仕事した気になってしまうからだ。日中は一日4～5回程度のメールチェックに向かって努力中・・・。


みなさんがメールコミュニケーションで気をつけていることって何でしょうか？


自分のメモ帳ファイルから転載。引用元、調査中です。

ビジネスでの電子メール活用例
http://www.fmmc.or.jp/ejf/mail/em_learning/study00/00_01.html
http://www.fmmc.or.jp/ejf/mail/em_guide/index.html

電子メールの文章作法
http://www.friendlylab.co.jp/ebiz/mail_saho/

電子メールについてのコツ、ありがとうございます。